2時間かかったクリッピングが5分で終わるように。
スモールチームの業務改革。
パシフィックコンサルタンツ株式会社
- 業種 総合建設コンサルタント
- 広報体制 戦略企画部 広報室 3名
- 情報収集のデジタル化が目的。周囲の反発もなく、大幅時短達成
パシフィックコンサルタンツ株式会社の広報チームは3名で、現在のメンバーになって3年目。これまで多くのリソースを割くことになっていたニュース記事の収集を効率化するため、Qlipperを導入しました。業務がどのように変化したのか、また、今後どのように広報・PR活動を変えていこうと思っているのか、広報室の前田様と大塚様にお話を伺いました。
午前中をほとんど使って検索と資料作成。専門紙の1面切り抜きに追われる日々
Qlipperを導入する以前の課題を教えてください。
前田：従来から主要な記事の見出しを社内メーリングリストで配信していました。朝出社してずっと検索して、スキャンしたり、手打ちでメールに打ち込んだり。
大塚：午前中2時間かけて資料を作っていました。
前田：アナログな作業で、とても非効率。今風じゃないなと。ただでさえリソースが少ないのに、そこに時間をかけるのはすごくもったいない。それをなんとか出来ないものかと。これらの課題を解決するためにQlipperの導入を決めました。
Qlipperの導入にあわせて、社内の情報共有を全面的に見直し
実際にQlipperの導入後、効果はありましたか？
大塚：情報収集だけなら5分で終わるようになりました。
周囲の反応はいかがでしたか？
前田：Qlipperで自動的に記事を収集するにあたり、社内配信する記事の基準が変わりました。他にも別部署の情報収集と被っていたものをやめるなど、調整を行なっています。そのため、「これまで配信されていたこんな記事がなくなったのでは？」という質問はありました。それも、「そういう風に変えたので」と言えばそれで問題ありませんでした。
また、Qlipperの導入タイミングに合わせて、配信方法も見直しました。メーリングリストをやめてビジネスチャットで発信するようにしたのですが、今まで見てなかった人が「これになってすごくいいね」と見てくれるようになったという話もあります。
今後の広報・PR活動の展望は？
まずはこれまでの業務を整理したという状況かと思います。今後は、Qlipperをどのように活用していきたいという計画はありますか？
前田：今は情報収集の用途が大きいので、PR分析をもっとしていきたいですね。
また、現状プレスリリースの投げ込みはPR TIMESを通じてしかやってません。プレスリリースを打つと、これまであまりお付き合いのなかった媒体からも取材の依頼がきます。Qlipperを使えば、他社が掲載されているメディアなどがわかるので、プレスリリースの新しい投げ込み先を探すことも出来そうだなと思っています。
これから御社が広報・PR活動をさらに拡げていけるよう、私たちもお手伝いしていきたいと思っております。ありがとうございました。
※掲載内容は取材（2022年7月）時点の情報です。
